Organisation d'une manifestation par la coopérative scolaire

Organiser une fête d'école, une kermesse, un spectacle, un loto ou une brocante, pendant ou hors temps scolaire, nécessite le respect de certaines obligations légales.

Réglementation et formalités administratives

Avec l'OCCE, vous pouvez organiser jusqu'à 6 manifestations par an.

L'objectif de toutes les manifestations organisées par la coopérative est de pouvoir financer des projets dont les élèves seront les bénéficiaires.

Le contrat MAE/MAIF, souscrit en début d'année, couvre ces manifestations.

Les personnes aidant à l'organisation sont bénévoles et ne doivent donc recevoir aucune contrepartie.

Au moins 15 jours avant l'évènement, vous devez:

  • Faire une demande écrite au maire pour l'utilisation des locaux;
  • si vous vendez des boissons, demander au maire l'autorisation d'ouverture d'un débit de boissons temporaire;
  • si vous utilisez un fond sonore musical, faire une déclaration à la SACEM et régler le montant des droits;
  • prévenir la gendarmerie ou le commissariat de secteur en cas de perturbations ou de nuisances extérieures;
  • faire remplir aux parents une autorisation de prises de photos pendant la manifestation;
  • informer votre IEN et l'OCCE 95.

Recommandations en matière de nourriture et d'hygiène:

  • Conserver toutes les factures d'achat de marchandises et de denrées alimentaires afin d'en justifier la provenance; si vous organisez un barbecue, la viande doit provenir d'un établissement agréé;
  • maintenir au froid, jusqu'au moment de leur utilisation, les denrées périssables;
  • conserver à température constante les aliments préparés le jour même;
  • utiliser de préférence de la vaisselle jetable;
  • jeter à la fin de la manifestation les aliments non consommés.

Organiser une kermesse

La kermesse étant organisée hors temps scolaire, les élèves sont sous l'entière responsabilité de leurs parents.

Au moins 15 jours avant, penser à:

  • Faire une demande écrite auprès de la mairie pour pouvoir utiliser les locaux (couverts par l'assurance de la coopérative). Préciser les horaires pendant lesquels l'école sera ouverte au public.
  • Faire une demande d'autorisation de débit de boissons temporaire (maximum 5 demandes par an) et préciser selon la classification officielle, le groupe concerné (groupe1: boissons sans alcool).
  • Respecter la chaîne du froid et les conditions d'hygiène élémentaires (conserver toutes les factures d'achat précisant l'origine des produits).

Fêtes d'écoles et vigipirate

Ce qu'il faut savoir...

Dans ce document vous trouverez Les formalités à accomplir pour organiser une fête d'école en tenant compte du plan Vigipirate. Attention, vos courriers doivent respecter la voie hiérarchique et émaner du représentant de la coopérative (mandataire).

kermesse

Organiser un loto

C'est une manifestation qui ne doit concerner que les élèves et leur famille.

Ce qu'il faut savoir...

  • La coopérative peut organiser jusqu'à 3 lotos par an;
  • Choisir une date 3 mois à l'avance et faire une demande d'occupation des locaux à la mairie;
  • Si une buvette est prévue, faire auprès de la mairie une demande d'autorisation de débit de boissons temporaire;
  • La mise (achat des cartes) ne doit pas dépasser 20€;
  • Seuls des lots peuvent être remis aux gagnants (pas de somme d'argent);
  • la manifestation est couverte (biens et locaux) par l'assurance de la coopérative scolaire.

Si vous faites des affiches publicitaires pour annoncer votre loto, elles devront comporter: la date, les horaires, le lieu, le nom de l'organisateur, le nombre de parties, le prix des cartes, la nature des gros lots, la présence ou non d'une buvette...) 

Organiser une brocante

La coopérative peut organiser hors temps scolaire, à titre exceptionnel, une brocante réservée à ses adhérents .

Il s'agit d'une vente au déballage: vente d'objet effectuée dans des locaux ou sur des emplacements non destinés habituellement à la vente.

Les recettes perçues seront intégralement versées sur le compte de la coopérative de l'école et serviront à financer des projets coopératifs. 

Les démarches nécessaires:

  • 5 mois avant: obtenir auprès de la mairie une autorisation de vente au déballage (décret n° 2009-16 du 7 janvier 2009);
  • 3 mois avant: faire une demande auprès du Maire pour obtenir une autorisation temporaire d'occupation du domaine public;
  • 15 jours avant: si vous organisez une buvette, pensez à faire la demande, auprès de la mairie, d'une autorisation d'ouverture d'un débit de boissons temporaire.

Ces demandes doivent être signées par le mandataire. Sur la demande de vente au déballage doit figurer:

  •  la dénomination de l'association et la copie des statuts;- la date de la vente et les horaires;
  • le lieu de la vente et la superficie occupée;
  • la nature des objets exposés à la vente (interdiction de vendre des animaux et des objets neufs, ne proposer que des objets d'occasion à bas prix);

En l'absence de ces autorisations, l'association encourt une amende de 75 000€.